SEGRETRIA CONGRESSUALE
Econ fornisce il servizio di Segreteria Congressuale, realizzando tutte le attività di pianificazione e amministrative relative al momento congressuale.

Raccolta e amministrazione delle registrazioni
- Corrispondenza con Sponsor, Relatori e Iscritti
- Coordinamento delle attività congressuali
- Gestione dei fornitori
- Incontri con il Comitato Scientifico
- Incontri con il Comitato Organizzatore
................................................................................................................................................................

GESTIONE FINANZIARIA E AMMINISTRATIVA
Econ pianifica il Budget dell’evento proponendo, nel contempo, chiari modelli e strumenti validi per la sua gestione finanziaria e amministrativa. Il monitoraggio continuo dell’allineamento dei costi alle previsioni; la cura sollecita nel realizzare le entrate; l’equilibrio dei conti e un’attenta contabilità assicurano il successo dell’evento e il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Le procedure contabili sono impostate specificamente per l’evento. La metodica reportistica realizzata da Econ consente di seguire una strategia economica dell’evento finalizzata al massimo risultato con il possibile minore impegno di risorse.

- Elaborazione del budget
- Allocazione delle risorse economiche
- Reperimento degli Sponsor e gestione dei contributi
- Raccolta delle quote di iscrizione e gestione amministrativa
- Monitoraggio delle spese e del budget
- Compilazione del rendiconto economico finale
................................................................................................................................................................

PROGRAMMA SOCIALE ED EVENTI CULTURALI
Econ si fa carico dell’organizzazione del programma sociale e di tutti gli eventi speciali, dalla Cerimonia di Apertura al Cocktail di benvenuto; dalle cene e colazioni alle visite tecniche e scientifiche. Tali eventi, unitamente agli opportuni programmi culturali e turistici, rappresentano una componente molto importante all’interno della realizzazione complessiva del congresso.
- Cerimonia d’apertura e sessioni inaugurali
- Cocktail di benvenuto
- Colazioni di lavoro
- Cena sociale
- Visite Scientifiche e Tecniche
- Programmazione di Escursioni
- Programmazione Eventi Culturali
................................................................................................................................................................

GESTIONE ISCRIZIONI
Econ segue con personale interno tutte le fasi della registrazione degli iscritti all’evento congressuale provvedendo a raccogliere le iscrizioni tramite sistema computerizzato, incasso quote di iscrizione e emissione fatture, emissione lettere conferma iscrizione e prenotazione alberghiera.

Econ è disponibile a studiare con il Comitato Organizzatore la realizzazione del SITO WEB dell’evento, configurando anche funzioni di gestione, a cominciare dalla possibilità di effettuare la registrazione degli iscritti on line. ................................................................................................................................................................

ALBERGHI E VIAGGI
Prenotazioni alberghiere
Econ dispone di personale dedicato alla gestione delle prenotazioni alberghiere, in stretta collaborazione con il reparto addetto alle registrazioni dell’evento congressuale. In virtù dell’elevato numero di eventi gestiti, Econ garantisce di poter negoziare su tutto il territorio nazionale le migliori condizioni tariffarie degli hotel per un adeguato numero di camere, secondo le esigenze del Congresso.

Biglietteria aerea e ferroviaria
Econ gestisce direttamente i programmi di viaggio per tutti gli ospiti di un congresso, con i quali già intrattiene rapporti relativi alla loro partecipazione al programma scientifico e, su richiesta del committente, organizza post-congress, pre-congress e programmi accompagnatori. Per quanto riguarda la biglietteria Econ si affida a un’agenzia di viaggio esterna di provata fiducia con la quale intrattiene da tempo rapporti di collaborazione. ................................................................................................................................................................

RELAZIONE CON GLI SPONSOR: VENDITA E GESTIONE SPAZI ESPOSITIVI
Econ in virtù delle relazioni con le Aziende sponsor si fa carico di tutti gli aspetti correlati alla gestione degli spazi espositivi previsti dal Congresso.
Su mandato del cliente Econ è in grado di curare direttamente la vendita degli spazi espositivi, fornendo, se richiesto, anche l’allestimento degli stessi.
Econ è disponibile a coordinare le esigenze degli sponsor in termini di simposi satellite e/o down event che possono essere correlati con l’evento congressuale.
Econ predispone, inoltre, il piano dell’area espositiva, contatta e coordina le aziende espositrici e stila un budget del ritorno economico dell’area espositiva.
................................................................................................................................................................

REALIZZAZIONE PROGRAMMA SCIENTIFICO
Econ, facendo leva sulla notevole esperienza acquisita nella gestione dei programmi scientifici, è in grado di fornire un supporto al Comitato Scientifico del Congresso per quanto riguarda tutte le attività operative necessarie: dalla raccolta degli abstracts (comunicazioni e poster) alla lettera di conferma accettazione lavori; dalla corrispondenza con relatori e moderatori alla raccolta dei testi per la pubblicazione degli atti del Congresso.

- Supporto organizzativo e logistico al Comitato scientifico
- Incontri periodici di coordinamento
- Gestione computerizzata degli abstract ricevuti
- Emissione lettere personalizzate per conferma/accettazione e/o rifiuto lavori
- Corrispondenza con relatori
- Raccolta testi per pubblicazione atti
................................................................................................................................................................

SEGRETERIA ECM
Econ si propone sia come Provider regolarmente registrato al Ministero della Salute, sia come supporto tecnico operativo al Provider a cui si è affidato il cliente (Società Scientifica, Azienda Ospedaliera, altro). Econ provvederà a tutto quanto richiesto per l’accreditamento ECM di un evento formativo residenziale.

- Raccolta documentazione richiesta dal Ministero per l’Accreditamento
- Compilazione e gestione accreditamento sul sito del ministero
- Predisposizione questionario e scheda di valutazione
- Rendicontazione post evento
- Invio attestati di partecipazione
................................................................................................................................................................